|  |
Постановление мэра города Астрахани от 20.01.2006 № 71-м
"Об утверждении Порядка работы с обращениями граждан в администрации города Астрахани"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
МЭР ГОРОДА АСТРАХАНИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 20 января 2006 г. № 71-м
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ
ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА АСТРАХАНИ
Постановляю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с обращениями граждан в администрации города Астрахани.
2. Считать утратившим силу Постановление администрации города от 11.08.2000 № 2635 "Об утверждении Порядка работы с обращениями граждан в администрации города Астрахани ".
3. Отделу документационного обеспечения администрации города внести соответствующие изменения в поисково-справочную систему распорядительных документов администрации города.
4. Заместителям мэра города по территориям - главам администраций районов Дементьеву О.В., Шмелеву В.В., Хаджаеву Р.Р., Курбатову В.Г. привести документы по работе с обращениями граждан в соответствие с настоящим Порядком.
Мэр города
С.А.БОЖЕНОВ
Утвержден
Постановлением мэра города
от 20 января 2006 г. № 71-м
ПОРЯДОК
РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА АСТРАХАНИ
I. Общие положения
1. Настоящий Порядок работы с обращениями граждан в администрации города Астрахани (далее именуется - Порядок) регулирует работу по регистрации, рассмотрению, контролю за прохождением и сроками исполнения обращений граждан в администрации города в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Законом Астраханской области "Об отдельных вопросах правового регулирования местного самоуправления в Астраханской области", Уставом муниципального образования "Город Астрахань", Решением Совета муниципального образования "Город Астрахань" от 27.10.2005 № 205 "Об утверждении Положения о порядке рассмотрения обращений граждан в органы местного самоуправления города Астрахани".
2. Организация этой работы в администрации города возложена на отдел по обращениям граждан управления по связям с общественностью администрации города (далее - отдел).
3. Обращения граждан поступают в администрацию города в виде писем, телеграмм, а также в устной форме на личном приеме, на сходах, встречах с трудовыми коллективами, по телефонам "Горячая линия" и др. В них авторами высказываются предложения, заявления, жалобы, ходатайства.
Предложение - обращение гражданина, направленное на улучшение порядка организации и деятельности органов местного самоуправления, на усовершенствование правовой основы общественной жизни, на решение вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер деятельности общества.
Заявление - обращение гражданина по поводу реализации прав, свобод, закрепленных действующим законодательством.
Жалоба - обращение гражданина по поводу нарушенных решениями и действиями (или бездействием) органов, или должностного лица, либо юридического или физического лица прав, свобод или законных интересов, в том числе представлением официальной информации, послужившей основанием для принятия решений и совершения действия (или бездействия).
Ходатайство - обращение гражданина с просьбой о признании определенного статуса, прав и свобод, изложенное в письменной форме, в случаях, которые прямо установлены законодательством.
II. Прием и регистрация
поступающей корреспонденции
4. Письма граждан, поступившие по почте, вскрываются в секторе служебной корреспонденции отдела документационного обеспечения администрации города и в день поступления передаются в отдел.
5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в отделе. Работники отдела проверяют наличие приложений, уточняют в случае неразборчивого написания фамилию обратившегося и адрес. По просьбе заявителя на втором экземпляре письма ставится подпись сотрудника отдела и штамп.
6. Все письма, поступившие непосредственно к мэру города, вице-мэрам города, заместителям мэра города для регистрации, должны быть переданы в отдел.
7. Поступающие в администрацию города письменные обращения граждан регистрируются в отделе в течение 2-х дней.
8. При регистрации на письменных обращениях граждан в правом нижнем углу ставится штамп отдела, куда вписывается регистрационный индекс (входящий номер) и дата регистрации. Входящий номер состоит из номенклатурного номера (в соответствии с номенклатурой дела), тематического кода (предусмотренного автоматизированной программой) и порядкового номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
9. Письмам граждан при их повторном обращении по одному и тому же вопросу присваивается входящий номер первичного письма с добавлением буквы "П".
10. Регистрация писем граждан производится в автоматизированном режиме в базе данных "Обращения".
Регистрационно-контрольная карточка содержит:
- фамилию и инициалы заявителя;
- домашний адрес;
- район;
- указание автора сопроводительного письма;
- указание типа обращения (жалоба, заявление, предложение);
- социальное положение заявителя;
- наличие льгот;
- краткую аннотацию поставленных в письме вопросов.
11. При поступлении повторных обращений в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям.
12. При регистрации коллективных обращений в регистрационно-контрольную карточку вносятся фамилия и инициалы того автора, в адрес которого просят направить ответ.
III. Работа с отдельными видами обращений
13. Обращения, поступившие в администрацию города по сети Интернет, в которых четко сформулированы конкретные просьбы и предложения, регистрируются и рассматриваются в соответствии с настоящим Порядком. Обращения, в которых указан только E-mail адрес без указания обязательных реквизитов (Ф.И.О., почтовый адрес), списываются в дело, за исключением тех, в которых изложена особо важная информация.
14. Письма, переданные руководству администрации на выездных встречах с трудовыми коллективами, сходах граждан микрорайонов, общегородских собраниях, передаются на регистрацию в отдел на следующий день после их проведения. Регистрация таких писем производится в базе данных "Встречи" и к порядковому номеру регистрационного индекса добавляется буква "В" (05-2.14-44В).
15. На устные обращения к руководству администрации города на выездных встречах с трудовыми коллективами, сходах граждан микрорайонов, общегородских собраниях, в приемных руководителей готовятся регистрационно-контрольные карточки (приложение 1), которые на следующий день после встречи передаются в отдел на регистрацию в базе данных "Встречи".
16. Обращения, поступившие в отдел по телефону "Горячая линия", регистрируются в базе данных "Горячая линия", по ним специалистом даются разъяснения или принимаются оперативные меры. О принятых мерах заявитель информируется устно по телефону.
На обращения, требующие тщательного изучения, в отделе заводятся регистрационно-контрольные карточки (приложение 2), которые передаются на подпись руководителю, курирующему данный вопрос. После подписи указанные карточки с поручением исполнителю передаются в отдел для их регистрации.
17. Обращения граждан, поступившие в администрацию города от депутатов всех уровней власти, из государственных органов, средств массовой информации, общественных организаций и др., регистрируются в отделе и рассматриваются в соответствии с настоящим Порядком. При этом в графе "Автор сопроводительного письма" регистрационно-контрольной карточки указывается организация, направившая обращение.
18. Обращения, в которых не указана фамилия и которые не содержат данные о месте жительства заявителя либо о месте его работы, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат. Если анонимные письма содержат конкретную и важную информацию, они могут быть направлены тем должностным лицам, в чью компетенцию входит решение вопросов, затронутых в них.
IV. Прохождение и сроки рассмотрения обращений
19. Обращения граждан в день их регистрации передаются на рассмотрение руководству администрации города в соответствии с распределением обязанностей исходя исключительно из содержания обращения, независимо от того, кому оно адресовано. Время передачи до 16.00. С поручением руководителя письма возвращаются в отдел до 11.00 часов следующего дня.
20. Указание об исполнении обращений граждан, как правило, дается в форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя (или исполнителей), указание, содержащее конкретное поручение, в необходимых случаях сроки исполнения, подпись руководителя, дата.
21. В случае, если в резолюции дается поручение "Дать ответ заявителю", то ответ автору дается за подписью исполнителя, а если в резолюции указывается "подготовить ответ", то готовится проект ответа за подписью руководителя, давшего поручение.
22. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственность за выполнение поручения, контроль за сроками рассмотрения и подготовку ответа осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым.
Для ускорения рассмотрения обращений граждан в отделе производится их тиражирование для всех соисполнителей.
Соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и составления ответа не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения обращения. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку ответов.
23. Обращения граждан должны направляться на исполнение в соответствующие структурные подразделения не позднее чем в пятидневный срок со дня регистрации в отделе.
24. В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в отдел, указывает при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.
25. Не разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел.
26. На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.
27. Срок рассмотрения писем граждан не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации письма, а не требующий дополнительной проверки и изучения, рассматривается в срок до 15 дней. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей рассматриваются в срок до 15 дней со дня их регистрации.
28. Прохождение обращения полностью фиксируется в регистрационно-контрольной карточке базы данных с указанием даты каждой записи до окончательного его рассмотрения.
29. Обращения считаются исполненными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителям даны исчерпывающие ответы. Ответы заявителям, как правило, отправляются почтой.
30. Ответы на обращения граждан подписывают руководители и должностные лица в пределах своей компетенции.
31. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.
32. Снять документы с контроля могут: должностное лицо, давшее контрольное поручение по письму, начальник отдела по обращениям граждан управления по связям с общественностью администрации города.
33. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Порядком, возвращаются начальником отдела исполнителю для доработки.
V. Оставление обращений без рассмотрения
34. Должностные лица администрации города, которым направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу, если:
- обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятого решения;
- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;
- обращение, направленное лицом, которое решением суда, вступившим в законную силу, признано недееспособным;
- обращение подано в интересах третьих лиц, которые возражают против его рассмотрения (кроме недееспособных лиц);
- обращение содержит выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц.
VI. Контроль за исполнением обращений граждан
35. Все виды обращений граждан, за исключением заявлений, которые направляются на самостоятельное решение в комитет по архитектуре и градостроительству администрации города (узаконение домов, хозяйственных построек и др.) и комитет имущественных отношений города Астрахани (выделение земельных участков, продление аренды и др.), ставятся на контроль в отделе.
36. В приемных мэра города, вице-мэров города и его заместителей контроль за исполнением обращений граждан возложен на их советников (помощников).
37. Контроль за исполнением обращений в структурных подразделениях администрации города возложен на специалистов, ответственных за эту работу в соответствии с их должностными обязанностями.
38. Контроль за сроками исполнения обращений в отделе осуществляется с помощью выходных форм, предусмотренных компьютерной программой.
39. В случае невозможности выполнения поручения по обращению гражданина в срок, исполнитель должен получить письменное согласие на его продление у начальника отдела по обращениям граждан управления по связям с общественностью администрации города.
40. Обращения граждан, по которым даются обещания с указанием сроков выполнения тех или иных работ, отделом ставятся на дополнительный контроль (обещающие ответы). Исполнителю в этом случае направляется карточка контроля с указанием срока выполнения обещания. О результатах выполнения обещания исполнитель информирует отдел.
41. О переносе сроков исполнения обращений исполнитель информирует заявителя и отдел.
42. По поручению мэра города, вице-мэра города, заместителей мэра города сотрудниками контрольно-инспекционного отдела администрации города проводятся выборочные проверки (с выходом на место) выполнения обещаний, данных гражданам на их обращения.
43. Главным муниципальным инспектором по поручению мэра города, вице-мэров города, заместителей мэра города проводятся выборочные проверки исполнения повторных обращений.
VII. Организация личного приема
44. Запись на прием к руководству администрации города проводится в отделе ежедневно (кроме воскресенья) с 9.00 до 17.00, в субботу с 9.00 до 13.00. Гражданину, записавшемуся на прием к руководству администрации города, выдается на руки талон с указанием даты и времени приема.
45. Прием граждан руководителями органов местного самоуправления осуществляется в соответствии с графиком, утвержденным мэром города.
46. При записи на прием граждане предъявляют документ, удостоверяющий их личность, и кратко излагают содержание обращения.
47. Запись на прием к мэру города производится в случае невозможности разрешения поставленных вопросов в пределах компетенции администраций районов и структурных подразделений администрации города, куда ранее обращались заявители.
48. Повторная запись на прием к мэру города по одному и тому же вопросу не рекомендуется.
49. На каждого записавшегося на прием сотрудниками отдела заводится регистрационно-контрольная карточка, формируются списки и подбираются соответствующие документы, относящиеся к этому вопросу, которые за день до приема передаются в приемные руководителей для предварительного ознакомления.
50. Посетитель, пришедший на прием к руководителю, в устной форме сообщает свое предложение, заявление или жалобу, в случае необходимости предъявляет документы, касающиеся существа вопросов.
После беседы и ознакомления с документами посетителя руководитель, ведущий прием, делает отметку в регистрационно-контрольной карточке о разъяснении заявителю по существу вопроса или дает поручение исполнителю. Карточки приема и списки с документами возвращаются сотрудниками приемных в отдел на следующий день после приема.
Регистрация, прохождение и контроль за исполнением устных обращений производятся в соответствии с настоящим Порядком.
51. О мерах, принятых по заявлениям, предложениям и жалобам, высказанным на личном приеме, заявитель может быть уведомлен в устной форме во время приема руководителем, проводившим прием или в письменной форме.
VIII. Неразглашение сведений в связи
с рассмотрением обращений граждан
52. Сведения, ставшие известными должностным лицам при рассмотрении обращений граждан, не могут быть использованы во вред последним.
53. Запрещается использование и разглашение информации о частной жизни граждан без их письменного согласия.
IX. Архив отдела по обращениям граждан
управления по связям с общественностью
администрации города
54. На каждое рассмотренное в администрации города обращение граждан формируется "Дело", в которое подшиваются все документы по его изучению (поручения, ответы, справки и др.). Для оперативности поиска дел в архиве на обложке дела пишется:
- регистрационный номер обращения;
- фамилия, имя, отчество заявителя и его адрес;
- дата формирования "Дела".
55. Комплектование архива ведется в хронологическом порядке.
56. "Дела" граждан по жилищным вопросам после отправки ответов заявителям передаются в жилищное управление.
57. "Дела" по обращениям граждан хранятся в архиве отдела в течение 5-ти лет, согласно номенклатуре дел и по истечении указанного срока передаются в архив администрации города на уничтожение.
Х. Анализ результатов работы по
рассмотрению обращений граждан
58. Аналитическая работа в отделе осуществляется на основе информации, поступающей ежедневно в базу данных по формам, предусмотренным компьютерной программой.
59. Кроме основных отчетных данных, предусмотренных программой, по поручению руководства администрации города могут готовиться и другие необходимые сведения.
Приложение 1
к Порядку работы с обращениями
граждан в администрации города
Астрахани
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
встречи (схода) ___________________________________________
(Ф.И.О., должность руководителя, проводившего встречу (сход)
--------------------------------------T---T--------------------------------¬
¦Регистрационный номер и дата ¦ ¦ ¦
+-------------------------------------+---+--------------------------------+
¦Ф.И.О. заявителя ¦ : ¦ ¦
+-------------------------------------+---+--------------------------------+
¦Адрес (телефон, район) ¦ : ¦ ¦
+-------------------------------------+---+--------------------------------+
¦Место проведения встречи (схода) ¦ : ¦ ¦
+-------------------------------------+---+--------------------------------+
¦Краткое содержание обращения ¦ : ¦ ¦
+-------------------------------------+---+--------------------------------+
¦Ответственный исполнитель ¦ : ¦ ¦
+-------------------------------------+---+--------------------------------+
¦Резолюция ¦ : ¦ ¦
+-------------------------------------+---+--------------------------------+
¦Автор резолюции ¦ : ¦ ¦
+-------------------------------------+---+--------------------------------+
¦Срок исполнения ¦ : ¦ ¦
L-------------------------------------+---+---------------------------------
Приложение 2
к Порядку работы с обращениями
граждан в администрации города
Астрахани
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ
КАРТОЧКА "ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ"
------------------------------------T---T-------------------------------¬
¦Регистрационный номер и дата ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+---+-------------------------------+
¦Ф.И.О. заявителя ¦ : ¦ ¦
+-----------------------------------+---+-------------------------------+
¦Адрес (телефон, район) ¦ : ¦ ¦
+-----------------------------------+---+-------------------------------+
¦Краткое содержание обращения ¦ : ¦ ¦
+-----------------------------------+---+-------------------------------+
¦Ответственный исполнитель ¦ : ¦ ¦
+-----------------------------------+---+-------------------------------+
¦Резолюция ¦ : ¦ ¦
+-----------------------------------+---+-------------------------------+
¦Автор резолюции ¦ : ¦ ¦
+-----------------------------------+---+-------------------------------+
¦Срок исполнения ¦ : ¦ ¦
L-----------------------------------+---+--------------------------------
------------------------------------------------------------------
--------------------
|  | |
|
